Mitarbeiter in Spanien einstellen – mit einem Employer of Record
Spanien verlangt, jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter vor dem tatsächlichen ersten Arbeitstag bei der Sozialversicherung anzumelden (alta), während die Gehaltsabrechnung monatlich läuft und zusätzlich jedes Jahr im Januar in einer separaten Steuermeldung abgeglichen wird. Teilen Sie uns Rolle, Angebotsdetails und gewünschten Starttermin mit, und PIO bestätigt die verfügbare Lösung für diese Einstellung, bevor wir Vertrag, Gehaltsabrechnung und Urlaub koordinieren.
Praktische Punkte, die Sie vor einer Einstellung in Spanien klären sollten.
Sozialversicherungsanmeldung vor dem ersten Arbeitstag
Jede neu eingestellte Person muss vor ihrem tatsächlichen ersten Arbeitstag bei der Sozialversicherung angemeldet werden (alta) – nicht erst vor der ersten Gehaltszahlung. Planen Sie diesen Schritt fest in den Einstellungszeitplan ein, statt ihn in letzter Minute zu erledigen.
Monatlicher Lohnsteuerabzug und jährliche Zusammenfassung (Modelo 190)
Die Gehaltsabrechnung zieht die Einkommensteuer (IRPF) in jedem Abrechnungszyklus ab, und der Arbeitgeber reicht zusätzlich jeden Januar eine jährliche Informationsmeldung (Modelo 190) ein, die die Abzüge des Jahres bei der Steuerbehörde zusammenfasst. Beide Termine, der laufende und der jährliche, müssen eingeplant werden.
Der Vertragstyp entscheidet über die Schriftformpflicht
Ein unbefristetes Vollzeitverhältnis kann mündlich vereinbart werden, doch spanisches Recht verlangt Schriftform für Ausbildungsverträge, Teilzeitverträge, fest-diskontinuierliche Verträge, Vertretungsverträge und Telearbeitsverträge sowie für jeden befristeten Vertrag mit einer Laufzeit von mehr als vier Wochen. Richten Sie die Vertragsunterlagen am tatsächlichen Vertragstyp aus, nicht nur an der Rolle.
15 Tage Kündigungsfrist bei betriebsbedingter Beendigung
Eine arbeitgeberseitige Beendigung aus wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen erfordert eine schriftliche Kündigungsfrist von 15 Tagen (oder eine Abgeltung dafür) sowie die gleichzeitig fällige Abfindung. Wir helfen Ihnen, einen Austritt mit klarem Zeitplan und vollständiger Dokumentation zu planen.
Was PIO koordinieren hilft / Was Sie bereitstellen
Was PIO koordinieren hilft
Nach Bestätigung der Einstellung unterstützen wir Sie bei Folgendem.
Bestätigung der Länderverfügbarkeit und der Vereinbarung für Ihre Einstellung
Koordination der für das Onboarding benötigten Informationen und Unterlagen
Bestätigung, wie Vertrags-, Gehalts- und gesetzliche Pflichten im Rahmen Ihrer Vereinbarung gehandhabt werden
Erläuterung des Ablaufs bei Änderungen, Urlaub und Beendigung
Was Sie bereitstellen
Sie behalten die Kontrolle über die Entscheidungen, die in Ihrem Verantwortungsbereich liegen.
Die Rolle, die Vergütung und etwaige unternehmensspezifische Richtlinien
Die endgültige Freigabe des Angebots und etwaiger Änderungen
Eine Ansprechperson für Eskalationen während der Beschäftigung
So funktioniert es
Ein unkomplizierter Weg von der Registrierung bis zum ersten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters.
Schritt 1
Beschreiben Sie uns die Einstellung
Teilen Sie uns Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit — wir bestätigen die Verfügbarkeit für diese Einstellung.
Schritt 2
Wir koordinieren das Onboarding
Nach Bestätigung unterstützen wir Sie bei der Koordination von Informationen, Vertrag und Gehaltsabrechnung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Schritt 3
Ihr Mitarbeiter startet
Sie steuern die tägliche Zusammenarbeit; wir unterstützen Sie bei der laufenden Verwaltung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich PIO nutzen, um eine EOR-Einstellung in Spanien zu starten?
Ja – teilen Sie uns Rolle, Angebotsdetails und gewünschten Starttermin mit, und PIO bestätigt die verfügbare Lösung für diese konkrete Einstellung, bevor das Onboarding beginnt; anschließend koordinieren wir Vertrag, Gehaltsabrechnung und Urlaub.
Ab wann muss eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bei der Sozialversicherung angemeldet sein?
Spanisches Recht verlangt, den Anmeldeantrag zu stellen, bevor die Person tatsächlich zu arbeiten beginnt – nicht erst vor der ersten Gehaltszahlung. Die Anmeldung begründet den Sozialversicherungsschutz der Person und das Beitragskonto des Arbeitgebers, deshalb sollte sie früh im Onboarding erledigt werden, statt im Nachhinein.
Braucht jede Einstellung in Spanien einen schriftlichen Vertrag?
Nicht automatisch – eine unbefristete Vollzeitstelle kann mündlich vereinbart werden, doch das Arbeitnehmerstatut verlangt Schriftform für Ausbildungsverträge, Teilzeitverträge, fest-diskontinuierliche Verträge, Vertretungsverträge und Telearbeitsverträge sowie für jeden befristeten Vertrag mit einer Laufzeit von mehr als vier Wochen. Fehlt die vorgeschriebene Schriftform, vermutet das Gesetz stattdessen ein unbefristetes Vollzeitverhältnis.
Wie wird die Einkommensteuer für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in Spanien übers Jahr gehandhabt?
Die Einkommensteuer (IRPF) wird in jedem Abrechnungszyklus von der Gehaltsabrechnung einbehalten, und der Arbeitgeber reicht zusätzlich jeden Januar eine jährliche Informationsmeldung (Modelo 190) ein, die die Abzüge des gesamten Jahres bei der Steuerbehörde zusammenfasst. Sowohl der laufende Abzug als auch die Jahresmeldung müssen korrekt sein.
Welche Kündigungsfrist gilt für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Spanien?
Beendet der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen, verlangt das Arbeitnehmerstatut eine schriftliche Kündigungsfrist von 15 Tagen (oder eine Abgeltung dafür) sowie die zeitgleich fällige Abfindung. Eine versäumte Frist macht die Kündigung nicht automatisch unwirksam, verpflichtet aber zur Nachzahlung der ausgelassenen Kündigungsfrist als Lohn.
Sie stellen die Rollendetails, die Vergütung und etwaige unternehmensspezifische Richtlinien bereit. Wir koordinieren den lokalen Arbeitsvertrag, die Onboarding-Unterlagen und die laufende Gehaltsverwaltung entsprechend Ihren Entscheidungen.
4 offizielle Quellen
Die praktischen Hinweise stützen sich auf diese offiziellen Quellen, doch örtliches Recht und behördliche Anforderungen können sich ändern und sollten erneut bestätigt werden. Ihr PIO-Vertrag und Ihr Angebot regeln ausschließlich den Leistungsumfang, die Bedingungen und die Gebühren von PIO.
Registrieren Sie sich, um eine EOR-Einstellung in Spanien zu starten. Teilen Sie Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit, und wir bestätigen die Verfügbarkeit — oder buchen Sie zunächst eine Demo mit unserem Team.
