Mitarbeiter in Polen einstellen – mit einem Employer of Record
Das polnische Arbeitsgesetzbuch schreibt vor, dass jeder Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen wird, und die Kündigungsfrist steigt mit der Betriebszugehörigkeit — von zwei Wochen bei unter sechs Monaten bis zu drei Monaten nach drei Jahren. Melden Sie sich an und teilen Sie uns Rolle, Arbeitsort und Starttermin mit; PIO bestätigt das Vorgehen für diese Einstellung und koordiniert den lokalen Vertrag, die Gehaltsabrechnung und den Urlaub.
Praktische Punkte, die Sie vor einer Einstellung in Polen klären sollten.
Vertragsform & Dauer
Arbeitsverträge in Polen müssen schriftlich abgeschlossen werden und liegen in drei Formen vor: Probearbeitsvertrag, befristeter Vertrag und unbefristeter Vertrag. Befristete Verträge sind insgesamt auf 33 Monate und 3 Verträge begrenzt; ein vierter aufeinanderfolgender befristeter Vertrag mit demselben Mitarbeiter wird automatisch zu einem unbefristeten Vertrag. Es gelten gesetzliche Ausnahmen, unter anderem für Vertretungstätigkeiten, befristete oder saisonale Arbeit, Mandatstätigkeiten sowie andere objektiv gerechtfertigte vorübergehende Bedarfe.
Die Dauer der Probezeit richtet sich nach dem befristeten Vertrag, der anschließend angeboten wird: ein Monat, wenn dieser weniger als sechs Monate läuft, zwei Monate bei sechs Monaten bis unter einem Jahr, und andernfalls bis zu drei Monate. Eine ein- oder zweimonatige Probezeit kann einmalig um bis zu einen Monat verlängert werden, wenn die Art der Tätigkeit dies rechtfertigt.
Vollzeitbeschäftigte haben Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr bei unter 10 Jahren Gesamtberufserfahrung, ab 10 Jahren steigt der Anspruch auf 26 Tage — gerechnet über die gesamte Erwerbsbiografie, nicht nur die Betriebszugehörigkeit bei Ihnen. Der Urlaub von Teilzeitkräften wird anteilig berechnet.
Die gesetzliche Kündigungsfrist richtet sich nach der Beschäftigungsdauer bei Ihnen — von zwei Wochen bei unter sechs Monaten bis zu drei Monaten nach mehr als drei Jahren — und die Kündigung muss schriftlich erfolgen und einen tatsächlichen, konkreten Grund nennen.
Was PIO koordinieren hilft / Was Sie bereitstellen
Was PIO koordinieren hilft
Nach Bestätigung der Einstellung unterstützen wir Sie bei Folgendem.
Bestätigung der Länderverfügbarkeit und der Vereinbarung für Ihre Einstellung
Koordination der für das Onboarding benötigten Informationen und Unterlagen
Bestätigung, wie Vertrags-, Gehalts- und gesetzliche Pflichten im Rahmen Ihrer Vereinbarung gehandhabt werden
Erläuterung des Ablaufs bei Änderungen, Urlaub und Beendigung
Was Sie bereitstellen
Sie behalten die Kontrolle über die Entscheidungen, die in Ihrem Verantwortungsbereich liegen.
Die Rolle, die Vergütung und etwaige unternehmensspezifische Richtlinien
Die endgültige Freigabe des Angebots und etwaiger Änderungen
Eine Ansprechperson für Eskalationen während der Beschäftigung
So funktioniert es
Ein unkomplizierter Weg von der Registrierung bis zum ersten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters.
Schritt 1
Beschreiben Sie uns die Einstellung
Teilen Sie uns Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit — wir bestätigen die Verfügbarkeit für diese Einstellung.
Schritt 2
Wir koordinieren das Onboarding
Nach Bestätigung unterstützen wir Sie bei der Koordination von Informationen, Vertrag und Gehaltsabrechnung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Schritt 3
Ihr Mitarbeiter startet
Sie steuern die tägliche Zusammenarbeit; wir unterstützen Sie bei der laufenden Verwaltung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Jahresurlaub steht Mitarbeitern in Polen zu, und bekommen sie ihn vom ersten Tag an in voller Höhe?
Vollzeitbeschäftigte mit unter 10 Jahren Gesamtberufserfahrung haben Anspruch auf 20 Urlaubstage im Jahr; ab 10 Jahren Berufserfahrung steigt der Anspruch auf 26 Tage — gerechnet über die gesamte Erwerbsbiografie, nicht nur die Zeit bei Ihnen. Nur wer seine allererste Stelle antritt, baut den Urlaub schrittweise auf: In diesem ersten Kalenderjahr der Erwerbstätigkeit sammelt sich der Anspruch monatlich zu je einem Zwölftel des Jahresanspruchs an. Jeder andere neue Mitarbeiter — also jemand, der zuvor bereits anderswo gearbeitet hat — erhält stattdessen einen anteiligen Anspruch für den Rest des Kalenderjahres ab seinem Starttermin bei Ihnen. Der Urlaub von Teilzeitkräften wird anteilig berechnet.
Was muss in einem polnischen Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden?
Neben der Schriftform muss der Vertrag die Vertragsparteien, die Vertragsart, das Abschlussdatum, die Art der Tätigkeit, den Arbeitsort, die Aufschlüsselung der Vergütung, Vollzeit oder Teilzeit sowie das Startdatum benennen. Ist bei Vertragsschluss etwas davon noch nicht festgelegt, muss der Arbeitgeber es vor dem ersten Arbeitstag schriftlich bestätigen und dem Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen nach Beginn schriftlich die wesentlichen Rechte und Pflichten mitteilen.
Kann ich mit PIO eine EOR-Einstellung in Polen starten?
Ja — Polen gehört zu den Ländern, in denen eine EOR-Einstellung über PIO verfügbar ist. Melden Sie sich an und teilen Sie uns Rolle und Arbeitsort mit; wir bestätigen die Verfügbarkeit im Land und das Vorgehen für Ihre konkrete Einstellung und koordinieren anschließend die für das Onboarding nötigen Informationen und Unterlagen.
Welche Kündigungsfrist gilt, wenn wir ein Arbeitsverhältnis in Polen beenden müssen?
Die gesetzliche Kündigungsfrist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bereits bei Ihnen beschäftigt ist: zwei Wochen bei unter sechs Monaten, ein Monat nach sechs Monaten und drei Monate nach drei Jahren. Die Kündigung sowohl eines befristeten als auch eines unbefristeten Vertrags erfordert zusätzlich, den tatsächlichen Grund im Kündigungsschreiben zu nennen und den Mitarbeiter über sein Recht auf Klage vor dem Arbeitsgericht zu informieren; besteht eine relevante gewerkschaftliche Vertretung, erhält die Gewerkschaft fünf Arbeitstage Zeit für einen unverbindlichen Einwand.
Ist eine Abfindung fällig, wenn wir ein Arbeitsverhältnis in Polen aus betriebsbedingten Gründen beenden?
Ja, aber nur, wenn diese Abfindungsregelung gilt: Ihr Unternehmen muss in der Regel mindestens 20 Personen beschäftigen. Ist das der Fall, staffelt sich die Abfindung bei betriebsbedingter Kündigung nach der Betriebszugehörigkeit: Unter 2 Jahren gibt es ein Monatsgehalt, zwischen 2 und 8 Jahren zwei Monatsgehälter und über 8 Jahren drei Monatsgehälter, gedeckelt auf das 15-Fache des Mindestlohns. Diese Abfindung kommt zusätzlich zur — nicht anstelle der — Auszahlung von nicht genommenem Urlaub hinzu, die unabhängig vom Beendigungsgrund immer geschuldet ist.
Welche Informationen benötigen wir, um das Onboarding einer Einstellung in Polen zu starten?
Sie teilen uns die Rollendetails, die Vergütung, den Arbeitsort und Ihren gewünschten Starttermin mit sowie etwaige unternehmensspezifische Richtlinien, die sich im Angebot widerspiegeln sollen. Wir koordinieren die für den lokalen Vertrag und die Onboarding-Unterlagen nötigen Informationen und bestätigen, wie Gehaltsabrechnung und gesetzliche Pflichten in Ihrem Vorgehen gehandhabt werden.
8 offizielle Quellen
Die praktischen Hinweise stützen sich auf diese offiziellen Quellen, doch örtliches Recht und behördliche Anforderungen können sich ändern und sollten erneut bestätigt werden. Ihr PIO-Vertrag und Ihr Angebot regeln ausschließlich den Leistungsumfang, die Bedingungen und die Gebühren von PIO.
Registrieren Sie sich, um eine EOR-Einstellung in Polen zu starten. Teilen Sie Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit, und wir bestätigen die Verfügbarkeit — oder buchen Sie zunächst eine Demo mit unserem Team.
