Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten einstellen – mit einem Employer of Record
Bundesweite Regeln bilden in den USA eine gemeinsame Grundlage für Lohnsteuerabzug, Lohnmeldung und den FMLA-Anspruch; Vertragsbedingungen, individuelle Kündigungsfristen und zusätzlicher bezahlter Urlaub werden je Bundesstaat unterschiedlich geregelt. Teilen Sie uns Rolle, Wohnsitz und Bundesstaat der Tätigkeit des Mitarbeitenden, geplante bundesstaatenübergreifende Reisen oder Remote-Arbeit sowie die Präsenz Ihres Unternehmens vor Ort und den geplanten Starttermin mit: PIO bestätigt die verfügbare Lösung, bevor wir Vertrag, Gehaltsabrechnung und Urlaub koordinieren.
Praktische Punkte, die Sie vor einer Einstellung in den Vereinigten Staaten klären sollten.
Bundesweiter Lohnsteuerabzug ab der ersten Gehaltsabrechnung
Der bundesweite Abzug der Einkommensteuer sowie von Social Security und Medicare gilt nach den IRS-Regeln (Circular E) grundsätzlich ab dem ersten Abrechnungszyklus für steuerpflichtigen Lohn — abhängig von Lohnart, Beschäftigtenstatus und gesetzlichen Ausnahmen, also nicht ausnahmslos für jede Gehaltsabrechnung. Diese bundesweite Grundlage gilt landesweit, unabhängig vom Bundesstaat des Mitarbeitenden, vor jedem zusätzlichen bundesstaatlichen Steuerabzug.
Jährliche Lohnmeldung an die Social Security Administration
Arbeitgeber müssen die Löhne jedes Mitarbeitenden an die Social Security Administration melden und nach Jahresende ein Formular W-2 aushändigen — eine bundesweite Meldepflicht, die zusätzlich zu etwaigen bundesstaatlichen Meldeanforderungen gilt.
FMLA-Anspruch besteht nur bei erfüllten Schwellenwerten
Das bundesweite Family and Medical Leave Act (FMLA) sieht unbezahlten, kündigungsgeschützten Urlaub vor, gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber seinen Schwellenwert erfüllt und der Mitarbeitende die eigenen Voraussetzungen zu Betriebszugehörigkeit und Arbeitsstunden erfüllt — es gilt nicht automatisch für jede Einstellung in den USA.
Bezahlter Urlaub über das FMLA hinaus wird von den Bundesstaaten geregelt
Das bundesweite FMLA garantiert bei erfüllten Schwellenwerten unbezahlten, kündigungsgeschützten Urlaub, begründet aber keinen Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub, bezahlten Familienurlaub oder zusätzliche Urlaubstage — wo es solche Ansprüche gibt, stammen sie aus bundesstaatlichem oder lokalem Recht.
Was PIO koordinieren hilft / Was Sie bereitstellen
Was PIO koordinieren hilft
Nach Bestätigung der Einstellung unterstützen wir Sie bei Folgendem.
Bestätigung der Länderverfügbarkeit und der Vereinbarung für Ihre Einstellung
Koordination der für das Onboarding benötigten Informationen und Unterlagen
Bestätigung, wie Vertrags-, Gehalts- und gesetzliche Pflichten im Rahmen Ihrer Vereinbarung gehandhabt werden
Erläuterung des Ablaufs bei Änderungen, Urlaub und Beendigung
Was Sie bereitstellen
Sie behalten die Kontrolle über die Entscheidungen, die in Ihrem Verantwortungsbereich liegen.
Die Rolle, die Vergütung und etwaige unternehmensspezifische Richtlinien
Die endgültige Freigabe des Angebots und etwaiger Änderungen
Eine Ansprechperson für Eskalationen während der Beschäftigung
So funktioniert es
Ein unkomplizierter Weg von der Registrierung bis zum ersten Arbeitstag Ihres Mitarbeiters.
Schritt 1
Beschreiben Sie uns die Einstellung
Teilen Sie uns Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit — wir bestätigen die Verfügbarkeit für diese Einstellung.
Schritt 2
Wir koordinieren das Onboarding
Nach Bestätigung unterstützen wir Sie bei der Koordination von Informationen, Vertrag und Gehaltsabrechnung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Schritt 3
Ihr Mitarbeiter startet
Sie steuern die tägliche Zusammenarbeit; wir unterstützen Sie bei der laufenden Verwaltung im Rahmen Ihrer Vereinbarung.
Häufig gestellte Fragen
Welche bundesweiten Steuern müssen vom allerersten Gehalt eines Mitarbeitenden in den USA einbehalten werden?
Die bundesweite Einkommensteuer sowie Social Security und Medicare werden nach den IRS-Regeln (Circular E) grundsätzlich ab dem ersten Abrechnungszyklus einbehalten — die genaue Anwendung hängt von der Lohnart, dem Beschäftigtenstatus und gesetzlichen Ausnahmen ab, es ist also keine ausnahmslose Regel für jede Einstellung. Je nach Bundesstaat können zusätzliche bundesstaatliche (und teils lokale) Abzüge hinzukommen.
Hat eine neue Einstellung in den USA automatisch Anspruch auf FMLA-Urlaub?
Nicht automatisch. Das bundesweite FMLA gilt nur, wenn der Arbeitgeber seinen Schwellenwert erfüllt und der Mitarbeitende die eigenen Voraussetzungen zu Betriebszugehörigkeit und Arbeitsstunden erfüllt — viele Neueinstellungen und viele kleine Arbeitgeber fallen in der Praxis nicht darunter.
Was muss der Arbeitgeber nach einer Einstellung an die Social Security Administration melden?
Die an den Mitarbeitenden gezahlten Löhne müssen an die Social Security Administration gemeldet werden, und nach Jahresende ist ein Formular W-2 auszuhändigen — eine bundesweite Anforderung, die zusätzlich zu etwaigen bundesstaatlichen Lohnmeldevorschriften gilt.
Gibt es eine einheitliche landesweite Regel für Kündigungsfristen und die Auszahlung des letzten Gehalts in den USA?
Nein. Gewöhnliche individuelle Kündigungen unterliegen keiner einheitlichen bundesweiten Ankündigungspflicht – aber erfasste Massenentlassungen und Betriebsschließungen können die Meldepflichten des bundesweiten WARN Act auslösen. Beim Zeitpunkt der letzten Gehaltszahlung gilt eine ähnliche Aufteilung: Bundesrecht verlangt keine sofortige Auszahlung des letzten Gehalts und lässt in der Regel den regulären Zahltag genügen, während einzelne Bundesstaaten eine sofortige Zahlung oder eine frühere Frist verlangen können.
Kann ich mit PIO eine EOR-Einstellung in den USA starten, ohne eine eigene Rechtseinheit in diesem Bundesstaat zu registrieren?
Ja – Sie können mit PIO eine EOR-Einstellung in den USA starten. Teilen Sie uns Rolle, Bundesstaat des Mitarbeitenden und gewünschten Starttermin mit, und wir bestätigen die verfügbare Lösung für diese konkrete Einstellung, bevor das Onboarding beginnt.
Welche Informationen benötigen Sie zum Arbeitsort unseres Mitarbeitenden, um zu bestimmen, welche bundesstaatlichen Regeln gelten?
Ein paar Angaben helfen uns, das korrekt einzuordnen: der Wohnsitz des Mitarbeitenden, der oder die Bundesstaaten, in denen er regelmäßig arbeitet, geplante bundesstaatenübergreifende Reisen oder fortlaufende Remote-Arbeit über Staatsgrenzen hinweg sowie die eigene Präsenz Ihres Unternehmens in diesen Bundesstaaten. Teilen Sie uns diese Angaben mit, und wir bestätigen die zutreffende Lösung im Rahmen des Onboardings, zusätzlich zu den bundesweit geltenden Anforderungen.
5 offizielle Quellen
Die praktischen Hinweise stützen sich auf diese offiziellen Quellen, doch örtliches Recht und behördliche Anforderungen können sich ändern und sollten erneut bestätigt werden. Ihr PIO-Vertrag und Ihr Angebot regeln ausschließlich den Leistungsumfang, die Bedingungen und die Gebühren von PIO.
Registrieren Sie sich, um eine EOR-Einstellung in den Vereinigten Staaten zu starten. Teilen Sie Rolle, Einsatzort und gewünschten Starttermin mit, und wir bestätigen die Verfügbarkeit — oder buchen Sie zunächst eine Demo mit unserem Team.
